Procedura krok po kroku po śmierci bliskiej osoby (Warszawa)
- Potwierdzenie zgonu — wezwij lekarza
Najpierw należy wezwać lekarza (lub jeśli zgon nastąpił w szpitalu — poprosić personel), aby stwierdził zgon i wystawił kartę zgonu (lekarskie stwierdzenie zgonu). To podstawowy dokument potrzebny do dalszych formalności. - Skontaktuj się z zakładem pogrzebowym
Zakład pogrzebowy pomoże z przewozem ciała do chłodni, uzyskaniem wymaganych zgód (np. na transport) oraz zorganizuje formalności techniczne i reprezentację przy rezerwacji terminu pogrzebu. Wiele usług (transport, przechowanie, przygotowanie do pogrzebu) deleguje do firmy pogrzebowej, co znacznie ułatwia organizację. - Zgłoszenie zgonu w Urzędzie Stanu Cywilnego (USC)
Zgon trzeba zgłosić w USC (tam, gdzie wystawiono kartę zgonu) — zwykle w ciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu (w przypadku choroby zakaźnej termin może być krótszy). Po zgłoszeniu USC wydaje akt zgonu — niezbędny do załatwienia większości dalszych spraw (pogrzeb, ZUS, bank itp.). - Rezerwacja terminu i miejsca pochówku (Warszawa)
W Warszawie rezerwacji terminu pogrzebu na cmentarzach komunalnych dokonuje organizator (zwykle zakład pogrzebowy) za pośrednictwem systemu Zarządu Cmentarzy Komunalnych — kancelarie weryfikują komplet dokumentów przed potwierdzeniem terminu. Sprawdź wymagania konkretnego cmentarza (Północny, Południowy, Bródno itp.), bo dokumenty i procedury rezerwacji są ściśle określone. - Kremacja vs pochówek ziemny — formalności dodatkowe
Kremacja wymaga dostarczenia tych samych podstawowych dokumentów (akt zgonu/karta zgonu) oraz procedur przewidzianych przez konkretne krematorium; zakład pogrzebowy zazwyczaj załatwia wszystkie formalności. Jeśli planujesz przewóz zwłok poza granice kraju — konieczne dodatkowe zezwolenia i formalności przewozowe. (Zakład pogrzebowy i krematorium doradzą, jakie dokumenty będą potrzebne.) - Rachunki, dokumenty do ZUS i terminy
Jeśli ktoś pokrył koszty pogrzebu, może ubiegać się o zasiłek pogrzebowy. Obecnie (2025) standardowa kwota zasiłku wynosi 4 000 zł; rząd ogłosił jednocześnie plan podwyższenia do 7 000 zł od 1 stycznia 2026 r. Wniosek o zasiłek (formularz Z-12) i wymagane rachunki/odpis aktu zgonu trzeba złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci (w przeciwnym razie roszczenie przedawnia się). - Powiadomienia praktyczne (banki, firmy, ubezpieczenia)
Po uzyskaniu aktu zgonu warto powiadomić: banki, ZUS/KRUS (jeżeli to nie zakład składał wniosek), towarzystwo ubezpieczeniowe, pracodawcę zmarłego, dostawców mediów oraz instytucje, które mogą mieć wpływ na sprawy majątkowe. Zakład pogrzebowy często pomaga sporządzić listę tych instytucji. - Dokumenty, które warto mieć przy sobie
— karta zgonu / akt zgonu (odpis skrócony),
— dowód tożsamości osoby składającej dokumenty,
— oryginały rachunków za pogrzeb (do ZUS),
— jeśli dotyczy: dokumenty dotyczące miejsca pochówku (umowa, numer grobu). Gov.pl+1
Krótka check-lista
- Wezwanie lekarza → karta zgonu.
- Kontakt z zakładem pogrzebowym (transport, chłodnia, formalności).
- Zgłoszenie zgonu w USC w ciągu 3 dni → odbiór aktu zgonu.
- Rezerwacja terminu pogrzebu w Zarządzie Cmentarzy Komunalnych (jeśli Warszawa).
- Zebrane rachunki → złożenie wniosku Z-12 do ZUS (do 12 miesięcy).
